In een CRM-systeem, de afkorting staat voor Customer Relation Management, wordt alle informatie van je klanten bijgehouden. Verkoopresultaten, tevredenheid, contactmomenten, bedrijfsinformatie, je kunt er alles in kwijt. Wanneer je een online CRM-systeem hebt, kun je ook nog heel makkelijk met alle collega’s dezelfde informatie delen en bijwerken. Je klant zal merken dat hij niet voortdurend dezelfde gegevens moet doorgeven of naar informatie wordt gevraagd.
Waarom een CRM-systeem?
Het ene CRM-systeem vergelijken met het andere laat al zien dat er verschillende redenen kunnen zijn om de relatie met je klanten vast te leggen. Het ene systeem legt de nadruk op het relatiebeheer, het andere meer op acquisitie of verkoopresultaten. Sommige systemen hebben allerlei andere functies geïntegreerd, zoals agenda’s, takenlijsten maken en het opstellen van offertes. Sommige CRM-systemen lijken op projectmanagement-software, terwijl andere juist wat simpeler van opzet zijn. Maar alle systemen leggen de nadruk op de relatie met de klant en maken het gemakkelijk om alle informatie van klanten te gebruiken. Sommige leveranciers lopen voorop en leveren een app voor je telefoon of zorgen dat je je socialmediakanalen kunt gebruiken vanuit het systeem.
Voor- en nadelen van een online CRM-systeem
Steeds meer softwarepakketten kun je niet kopen, maar daar abonneer je je op. Je betaalt een maandelijks bedrag en kunt online het programma gebruiken. Alle gegevens die je invoert worden in de cloud opgeslagen. Dat maakt het gebruik erg flexibel: meerdere medewerkers kunnen het systeem gebruiken op alle plekken met allerlei verschillende apparaten. De kosten kunnen wel oplopen wanneer je als werkgever betaalt voor de apparaten als telefoon en iPads met bijbehorende data-abonnementen. Ook vinden sommige mensen de privacy te weinig gewaarborgd. Dat is een punt om in de gaten te houden en werkafspraken over te maken. Een voordeel van online is dat je altijd de laatste versie van het product hebt en je je ook geen zorgen hoeft te maken over het back-uppen van je gegevens.
Betekent een relatiebeheer systeem meer administratie?
Sommige ondernemers denken dat je met een CRM-systeem veel tijd kwijt bent aan het invoeren van gegevens. Wat je vergeet is dat je deze gegevens anders op een andere manier moet vastleggen. Dat is vaak een veel minder efficiënte manier. Gegevens staan in verschillende bestanden en zijn opgeslagen op verschillende p.c.’s. Nog erger wordt het wanneer je sommige gegevens helemaal niet vastlegt, maar steeds opnieuw moet opzoeken of genereren. Je kunt je voorstellen dat in veel gevallen een CRM-systeem je administratieve taken juist verlicht.
